Nyttige tips

Kunsten å organisere filer og kataloger

Pin
Send
Share
Send
Send


Hvis du gjennomgår regelmessig alle mappene på datamaskinen din for å finne en bestemt fil, bør du tenke på hvordan du oppretter ditt eget fillagringssystem og organiserer arbeidsområdet ditt en gang for alle.

Det vil ta mer enn en time å organisere filer og mapper manuelt, men i fremtiden vil det lønne seg, siden du vet nøyaktig hvor et bestemt dokument ligger, og dette vil uunngåelig påvirke effektiviteten til arbeidet ditt.

Før du begynner, bør du ta et stykke papir og tegne et fremtidig system for å organisere mapper og filer på det.

Mappe- og filorganisasjonssystem

Bestem deg for hvilken stasjon du vil lagre informasjonen, om den vil dupliseres og hvor og hvordan du arkiverer den. Det avhenger av hvor mange logiske stasjoner du har og hvilken skylagring du bruker.

Lag en hierarkisk struktur. Tenk over navnene på din hovedmapper: hjemme, jobb, personlig, musikk, video, bilder, bilder, spill (det skal være et minimum antall av dem). Deretter bør du bestemme deg for navnene undermapper. De skal heller ikke være mange - ikke mer enn tjue.

For eksempel kan hovedmappen "Hjem" omfatte: økonomi, utdanning, reise, helse. Musikk, videoer og bøker sortert etter sjanger, bilder - etter temaer: natur, dyr. Bilder skal lagres separat fra bildene.

Rengjør datamaskinen fra unødvendige filer

Bla gjennom filene dine og slett de du ikke har sett på mer enn et år. Hvis du ikke vil slette, arkiver. Gi nytt navn til viktige dokumenter, gruppe eller omvendt, del filer etter innhold.

Overfør alle dokumenter og mapper som er opprettet på skrivebordet (hvis noen) til harddisken. På skrivebordet anbefales det at du bare oppretter snarveier til dokumenter og programmer.

Du kan også bruke det populære CCleaner-programmet til å rengjøre datamaskinen.

Få tilgang til alle mappene dine.

Ved hjelp av Explorer-treet: bare dra og slipp inn i "Favoritter" -mappene som du ofte bruker. For hurtig tilgang kan denne mappen legges til på oppgavelinjen: høyreklikk på den ⇨ Paneler ⇨ Opprett verktøylinje.

Bruk filbehandlere hvis du er komfortabel.

Lag snarveier på skrivebordet.

Snarveier kan også opprettes i mapper - for eksempel en kobling til en annen mappe relatert til den for rask bevegelse mellom dem. For eksempel i "Music" -mappen min, som ligger på stasjon C: det er en snarvei til musikken som jeg lagrer på Yandex-stasjonen.

I Windows 8 og 8.1 er det mulig å plassere en snarvei til hvilken som helst mappe i den flislagte startmenyen: høyreklikk på fil- eller mappeikonet og velg - “Lås på det første skjermbildet”.

Når du opprettet systemet og organiserte filer og mapper, ryddet opp i søppel, følg enkle regler som vil bidra til å opprettholde en ny ordre.

Regler for lagring av filer og mapper

Hovedregelen er at navnet på hver mappe og fil skal samsvare med innholdet så mye som mulig.
Arbeid med filer og mapper "ved inngangen": det er bedre å bruke tid og umiddelbart komme med et adekvat navn enn å gå gjennom mange dokumenter, prøve å forstå hva og hvor.

Bruk tekstfiler for notater og notater. Legg inn i hver mappe tekstdokumenter (.txt) med navnet "Les", hvor du kort beskriver strukturen i mappen, alt du anser som nødvendig: hvilke filer som dupliseres, hvilken versjon av dokumentet er nyere eller enn ett dokument som skiller seg fra et annet.

Åpne "Arkiv" -mappen og dump allerede irrelevante filer der. Ikke glem strukturen i arkivet: for ikke å rote opp denne mappen og raskt finne dokumentet du trenger, kan du lage mapper i det med navn som dupliserer de viktigste: hjem, jobb, foto osv.

Gi nytt navn til de nedlastede filene, som programmer, enten umiddelbart eller igjen opprette en "Les" -fil i mappen og beskriv kort hva slags program det er. Jeg er sikker på at dette er et problem for mange - jeg lastet ned programmet og glemte hva det er og hvorfor det trengs i det hele tatt.

Ikke oppbevar hodgepodge på forskjellige emner i en fil, bedre del dem ned i tekstdokumenter med tilhørende navn, hvis det ikke er tid til å håndtere dem.

Du kan organisere innholdet i store tekstfiler ved å lage innholdsfortegnelser i dem. For å finne ut innholdet i filen, trenger du bare å flytte markøren til snarveien til filen, og den første siden med en innholdsfortegnelse vises i forhåndsvisningen.

Bruk hyperkoblinger i filene dine til andre dokumenter om det samme emnet for ikke å kaste bort tid på å søke gjennom Utforsker eller en mappebehandler.

Hvis filen inneholder en artikkel eller et utdrag fra en Internett-artikkel, må du ha en kobling til den slik at du kan returnere til originalen om nødvendig.

I hver mappe kan du lage et spesielt dokument der lenker fra Internett om emnet skal plasseres, for ikke å se i nettleserens bokmerker.

For arbeidsfiler som ofte redigeres og har mer enn én versjon, er det verdt å lage separate mapper med txt-filen, der historikken deres vil bli kort beskrevet. I stedet for navnene, legg inn prosjektnummeret og datoen for mottak av ordren.

For eksempel kan PR8_10-03-14 bety "prosjekt nummer åtte fra tiende mars."

Gå gjennom alle filene en gang i måneden og bli kvitt unødvendige filer: slett eller send til arkivet. Gamle ubrukte filer distraherer oppmerksomheten og forstyrrer effektiv drift.

Og ikke glem å duplisere de viktigste filene for deg.

Jeg håper disse tipsene hjelper deg med å organisere filene og mappene dine, noe som igjen vil øke produktiviteten til arbeidet ditt.

Tegn på “rot” på datamaskinen

Hvis du har rot på datamaskinen din, vet du sannsynligvis deg selv om det. Men hvis ikke, her er en liste over de mest uhyggelige tegnene:

  • Det er mer enn 40 ikoner på "Desktop"
  • Mine dokumenter har mer enn 300 filer og 60 kataloger, inkludert musikk og bilder
  • Når du trenger å finne en fil, bruker du det innebygde Windows-søket
  • Det er vanskelig for deg å finne programmene du trenger i startmenyen som har vokst til skam
  • Du lagrer alle Word-dokumenter i en katalog, Excel-tabeller i en annen, etc.
  • Filen du leter etter kan være plassert i hvilken som helst av fire forskjellige mapper.

La oss avklare noen flere punkter før du fortsetter:

  • Det antas at du har en ide om hva filer og kataloger er, og også vet hvordan du oppretter, gir nytt navn, kopierer og sletter dem.
  • Prinsippene beskrevet i denne artikkelen kan brukes mens du arbeider med ethvert operativsystem for datamaskiner. Imidlertid vil eksempler ofte være basert på Windows. Vi vil også nevne flere Windows-spesifikke funksjoner som er nyttige i organisasjonsprosessen.
  • Alle har sin egen favoritt måte å organisere filer på, men faktisk er ingen av dem perfekte. Selv om jeg skrev denne artikkelen, prøvde jeg å holde meg til det mest generelle og objektive synspunktet, men teknikkene beskrevet i den er bare et av de mulige alternativene. Kanskje noe vil fungere for deg også, men du skal ikke ta ordene mine som den ultimate sannheten.

Hvorfor til og med organisere informasjon?

For noen virker svaret åpenbart. Og likevel, i en tid med kraftige stasjonære søkeapplikasjoner (for eksempel funksjoner innebygd i Windows 7, eller programmer som Google Desktop Search), må du høre et slikt spørsmål fra tid til annen, så vi får svar på det.
Jeg har en venn som legger hver fil som er lastet ned eller opprettet av ham, i "Mine dokumenter" -mappen, og absolutt ikke bryr seg om noe dypere struktur. Han er avhengig av hjelp fra tjenester innebygd i Windows-operativsystemet for å finne informasjon. Og du vet, han finner alltid det han leter etter! Han er en søkeguru. For ham er det bortkastet tid å legge ut filer i forskjellige mapper.
Det er tydelig at en slik modell av atferd er attraktiv. Hvorfor bry deg om å organisere informasjon på harddisken din hvis det finnes kraftige søkeprogrammer? Hvis alt du trenger å gjøre er å bare finne og åpne filene en om gangen (for å lytte, redigere, lese), er det ingen grunn til å bruke enda et sekund på å organisere dataene. Men ta i betraktning følgende ganske vanlige oppgaver som ikke kan utføres med desktop søk applikasjoner:

  • Manuell filsøk. Ofte er bruken av søkeprogrammer uberettiget på grunn av ulempe eller langsomhet, og noen ganger er det umulig å finne noe med deres hjelp. Noen ganger er det bare raskere å navigere til en fil i en kjent katalog enn å håndtere hundrevis eller tusenvis av søkeresultater.
  • Søk etter grupper med lignende filer (alle "arbeidsdokumenter", alle bilder tatt under en tur til Europa i 2008, alle klipp, alle sanger fra et bestemt album). Bare den rette tilnærmingen til å navngi filer vil tillate deg å oppnå målet ditt i en slik situasjon. I noen tilfeller er datoen da filen ble opprettet viktig, i andre formatet og i andre formålet. Tenk på hvordan du kan navngi en gruppe filer slik at den lett skiller seg ut blant andre basert på noen av de oppgitte kriteriene?
  • Overfør filer til en ny datamaskin. Tiden er inne for å oppgradere. Hvordan kan du raskt kopiere alle viktige data? Eller så har du en annen datamaskin - en for hjemmet, en annen for jobb. Hvordan velger jeg bare arbeidsrelaterte filer?
  • Synkroniser filer mellom datamaskiner. Hvis du har flere datamaskiner, og du må speile noen data på hver, må du bestemme hvilke filer du skal synkronisere og hvilke ikke. Har du ikke tenkt å kopiere alt?
  • Velg filer for sikkerhetskopi. Igjen, hvis du ikke vil bruke for mye tid på sikkerhetskopiering, må du tildele et sett med viktige data, noe som vil være ganske problematisk.

Til slutt, kanskje du bare liker organisering, renslighet, renslighet, og da er det ikke nødvendig med flere grunner,)

Tips for organisering av filer og kataloger

Så her er 40 tips for organisering av et filsystem. Med deres hjelp kan du rydde opp kataloger og filer, eller hvis de allerede er i orden, organisere dem enda mer,)
Tips nr. 1. Vær forsiktig når du velger et organisasjonssystem.
De fleste er fremdeles ikke organisert fordi prosessen med å bringe noe i orden tar tid. Og det første som tar tid er definisjonen av organisasjonssystemet. Dette er et spørsmål om personlig preferanse, så ingen snill onkel på nettstedet kan velge det for deg. Vi kan ikke gi deg klare veibeskrivelser, men vi kan tilby deg noe:





  • Du kan starte med et system som er basert på å avgrense filer av databrukere (det vil si "Mine filer", "Wife Files", "Son Files"). Inni "Mine filer" kan du opprette mapper "Personlig" og "Arbeid". Det kan vises dobler: for eksempel de samme sangene eller bildene. Derfor kan det være lurt å opprette en familiekatalog for delte filer.
  • Du kan velge “kilden” til filer, eller med andre ord deres oppretter som øverste nivå i hierarkiet. Du vil ha mapper “Filer opprettet av meg”, “Filer opprettet av venner og familie”, “Alle andre filer” (mp3, filmer, programfordelinger, bilder osv.)
  • Hver katalog kan være grunnlaget for en dypere underorganisasjon. For eksempel, i "Musikk" -mappen vil det være en samling sortert etter navnene på utøverne, i "Fotos" -mappen - samlinger av bilder bestilt etter dato.
  • En annen tur kan være basert på “viktighet for øyeblikket”. Filer som du ennå ikke har blitt kjent med, er i samme katalog. Allerede sett, men ennå ikke “godkjent for arbeid” - i et annet. Pågående, aktive prosjekter er i den tredje. Og alle andre filer - i det fjerde (i det, selvfølgelig, må du opprette et annet organisatorisk delsystem)

Tenk nøye gjennom de foreslåtte alternativene - å endre tilnærmingen, hvis det viser seg å være insolvent, vil være veldig vanskelig. Før du implementerer noe system, må du studere filene nøye og sørge for at de passer godt inn i den nye rutinen.
Tips nr. 2. Etter å ha bestemt meg for systemet, følg det helt klart
Det er ingenting som er mer meningsløst enn å ha brukt lange timer på å legge ut alle filene i hyllene og lagret nylastede dokumenter på "Desktop". Disiplinen må alltid opprettholdes: etter å ha mottatt en ny fil, bruk noen ekstra sekunder og sett den på rett sted. Ellers vil du om en måned eller to befinne deg i en enda verre situasjon enn du var - den ene halvparten av filene er organisert, og den andre er rotete, og du vil ikke klare å finne ut av dette rotet.
Tips nr. 3. Velg nøye rotkatalogen til strukturen
Legg aldri roten til systemet i mapper som "Mine dokumenter". Ved å gjøre det lar du utviklere av operativsystemet bestemme hvilken katalogstruktur som er best for deg. Hver utvikler har sin egen mening om dette: i Windows XP vil filene dine bli lokalisert i C: Dokumenter og innstillinger \% brukernavn% Mine dokumenter, og på UNIX-lignende OS, mest sannsynlig i / home /% brukernavn %.
I tillegg pleier "standard" -kataloger raskt å fylles opp med søppel som er ubrukelig for deg. Nesten hvert program anser det som sin plikt å lage sin egen katalog i "Mine dokumenter". Disse mappene passer vanligvis ikke i et gjennomtenkt organisasjonskart, så det er best å slutte å bruke dem. Bare ignorér "Mine dokumenter": la deg fylle på noe. Det høres ut som kjetteri, men du må glemme “Mine dokumenter” helt! Fjern alle snarveier og ikoner, erstatt dem med lenker til mapper du opprettet og er viktige for deg.
Bygg organisasjonssystemet ditt fra bunnen av! Sannsynligvis det beste stedet for henne ville være stasjon D:, hvis du har en. Dermed vil alle filene dine være på en partisjon, og operativsystemet og programmene på en annen. Fordelene med dette er havet: ikke bare åpenbare fordeler i form av en ideell rekkefølge, men også enkelt å overføre data til en annen datamaskin (hvis partisjon D: er på en egen harddisk).
Merk: Når du kommer til tips nr. 12, vil du innse at det er best å lage de samme katalogstrukturene, inkludert stasjonsbokstaver, på alle datamaskinene dine. Derfor, hvis du bestemmer deg for å ta D: for å lagre data, må du sørge for at de kan brukes på alle datamaskiner. Hvis dette ikke er mulig, kan du fremdeles bruke et lurt triks (tips nr. 17), som lar deg lagre filer på C: -stasjonen, men få tilgang til dem gjennom D :.
Hvis du bare har en seksjon (C :), oppretter du en egen katalog på den som vil inneholde absolutt alle filene dine - som et alternativ kan du kalle det “C: Files” eller “C: Files”. I prinsippet betyr ikke navnet på katalogen noe, men det er bedre at det ikke er for langt.
Det er flere årsaker til dette:

  • Du vil alltid vite hvor du skal starte søket.
  • Hvis du bestemmer deg for å selge datamaskinen din, kan du overføre dataene til en ny uten problemer.
  • Når du planlegger en sikkerhetskopi, er det enkelt å bestemme seg for valg av filer - de er alle i en mappe
  • Prosessen med å synkronisere med andre datamaskiner med styggen er forenklet. I tillegg fungerer snarveiene du opprettet, på alle maskiner (tips # 24)

Etter å ha bestemt meg for rotmappen til strukturen, overfører du alle filene til den fullstendig. Ikke vær oppmerksom på katalogene som er opprettet av operativsystemet ("Min musikk", "Mine bilder", etc.). Selv om du faktisk kan legge inn mange av dem i strukturen din (tips nr. 6).
Når du har samlet alle filene i en katalog, må du la de andre mappene være i fred. Vi antar at de hører til operativsystemet, og du skal ikke berøre dem.
Et skjermbilde av den ryddige C: -stasjonen, der alle filene er samlet i den tilhørende katalogen (du har kanskje ikke mappen “Program Files (x86)” og “PerfLogs”)


Tips 4. Bruk underkataloger
De enkleste og mest åpenbare rådene. Uansett hvilket organisasjonssystem du velger, må du opprette mapper for å legge filer i dem. Bli vant til å lage nye kataloger hele tiden.
Tips # 5. Ikke vær redd for overdreven dybde
Lag så mange nivåer av underkataloger du trenger. Gjør det hver gang du legger merke til muligheten til å gruppere et sett relaterte filer i en egen mappe. Kombiner i underkatalogene alle sangene til ett album, alle bildene fra en ferie, alle dokumentene fra en klient.
Ingen grunn til å være redd for å legge filen i en mappe som C: Files I Fra andre Services Alfabank Applications 2010. Selv underkatalogen på nivå 10. er ikke uvanlig, men det er bare 7 nivåer. Selvfølgelig, som i enhver virksomhet, kan du gå for langt: Hvis du oppretter en underkatalog for å lagre en enkelt fil, overdriver du sannsynligvis den. På den annen side, etter å ha laget et elementært to-nivå-system (for eksempel C: Files Work), vil du ikke i det hele tatt gå videre med å organisere data (med mindre du har 5? 6 filer). I dette tilfellet vil "Work" -katalogen bli til en dump som erstatter "Desktop" som inneholder hundrevis av spredte filer.
Tips # 6. Flytt standard brukerkataloger til depotet ditt
De fleste operativsystemer, inkludert Windows, oppretter et bestemt sett med mapper for hver bruker. Som standard inneholder de dokumenter, musikk, digitale bilder og filer som er lastet ned fra Internett. I Windows 7 ser listen over standardkataloger slik ut:


Du vil aldri bruke noen av dem (for eksempel er Favoritter-mappen ubrukelig for fans av alternative Internet Explorer-nettlesere). Их можно оставить на своих местах. Но некоторые другие каталоги могут оказаться весьма полезными. Кроме того, даже если вы перестанете обращаться к созданным операционной системой каталогам, Windows все равно будет рассматривать их как папки по умолчанию для многих типов файлов. Когда при попытке сохранить какой?либо файл вам постоянно предлагают каталог, который не входит в вашу организованную систему, это очень раздражает.
Men det er en enkel løsning: legg inn standardkatalogene du trenger i din egen struktur. Dette er veldig enkelt å gjøre: bare dra katalogen til et nytt sted.


Tips # 7. Gå rundt å navngi filer og mapper klokt
Et mer åpenbart råd: lag aldri filer med meningsløse navn som “Document1.doc”, eller kataloger som “Ny mappe (2)”. Bruk et dusin sekunder og kom med et navn som nøyaktig beskriver hva som er inne i filen eller mappen. Bare trenger ikke å legge alt innholdet i overskriften,)
Tips 8. Pass på lange filnavn
Behovet for å bruke altfor lange filnavn betyr at du ennå ikke har opprettet en tilstrekkelig tydelig og dyp mappestruktur. Hvis du vil navngi filen "Horn & Experts salgsrapport mars 2009.xls", er det bedre å opprette flere ekstra underkataloger slik at filen heter "Mart.xls" og plasseres for eksempel i klientene Horns & Experts Salgsrapporter 2009.
Husk: en riktig plassert fil har et ganske kort navn!
Tips nr. 9. Bruk snarveier overalt
Sannsynligvis det mest nyttige og viktige tipset. Snarveien gjør at filen kan være to steder samtidig.
Hvorfor trengs dette? Filer og kataloger for alle moderne operativsystemer er kombinert i en hierarkisk struktur. Dette betyr at ethvert objekt (fil eller mappe) bare kan ha én forelder, eller med andre ord være i en enkelt katalog. En slik struktur ligner et tre med grener? Kataloger og blader? Filer. Har du noen gang sett et blad på et tre vokse fra to grener samtidig? Jeg heller ikke.
En slik måte å strukturere data på en harddisk kan virke åpenbar og til og med nødvendig, men dette er bare ett alternativ. Det er andre: relasjonsdatabaser, for eksempel, organiserer informasjon på helt andre måter.
Hovedbegrensningen for den hierarkiske strukturen er evnen til en fil å være på bare en gren av et tre (i en katalog) på et gitt tidspunkt. Denne begrensningen gir to ganske irriterende problemer:

  • Den "riktige" filplassen, valgt i henhold til dine dataorganisasjonsprinsipper, er ofte veldig upraktisk med tanke på tilgang til den. Bare fordi filen er plassert på riktig sted, betyr ikke det at den er lett å nå. Dokumentet ditt kan være "riktig" lokalisert i en underkatalog på sjette nivå, og du må åpne det flere ganger om dagen og veldig raskt, noe som, som du vet, ikke er inspirerende i en slik dybde. Selvfølgelig kan du alltid overføre filen til et mer praktisk sted, men etter endt arbeid, må du fremdeles sende den tilbake.
  • En fil kan ganske enkelt referere til to kataloger i strukturen din samtidig. Anta at du er regnskapsfører og nettopp er ferdig med å fylle ut en selvangivelse for 2009 for IE Ivanov. Du kan navngi filen “Momsangivelse 2009.doc” og plassere den i klienten IP Ivanov-katalogen. Men kanskje samler du også deklarasjoner for ett år i en delt mappe. Deretter må du gi nytt navn til filen til "IP Ivanov.doc" og kopiere den til selvangivelseskatalogen 2009. Dette er et slikt problem.

Heldigvis gjør Windows (og de fleste andre operativsystemer) det likevel mulig å plassere filen to steder samtidig: Den kalles en "snarvei" (på Mac er den kjent som "alias", på UNIX - "symbolsk lenke"). Snarveier lar en fil være i samme katalog, og et ikon som peker på den, kan plasseres hvor som helst. Dobbeltklikk på ikonet for å åpne den originale filen, som om du klikket på den direkte.
Se på de to ikonene:


Den til venstre er et Word-dokument, og til høyre ser du en snarvei som peker til det samme dokumentet. Dobbeltklikk på et av ikonene for å åpne den samme filen. Det er to visuelle forskjeller mellom ikonene:

  • På snarveien i nedre venstre hjørne kan du se en liten pil (i Windows)
  • En etikett kan ha et navn uten utvidelse (den eksisterer faktisk, men som oftest vises den ikke)

Du kan når som helst slette en snarvei uten frykt for å miste data: den opprinnelige filen vil forbli på sin plass. Alt du mister er muligheten til å få tilgang til filen fra et praktisk sted.
Hva er det som gjør etikettene så fantastiske? De lar oss enkelt overvinne hovedbegrensningen i hierarkiske filsystemer, og plassere den samme filen flere steder samtidig. Du vil alltid ha filer som ikke passer særlig godt inn i organisasjonsstrukturen din og ikke kan finnes i bare en katalog. Det er for slike "skadelige" filer at snarveier opprettes! I tillegg gir de en mulighet til å konsentrere ofte brukte filer og kataloger på et tidspunkt for større bekvemmelighet. Samtidig forblir de originale filene på deres steder, uten å krenke den klare organisasjonsplanen og være helt sikre.
Derfor er det best å lage snarveier på et praktisk og lett tilgjengelig sted for de mest nødvendige filene, som alltid skal være tilgjengelig.
Hvis du ennå ikke er overbevist om nytten av snarveier, husk så berømte Windows-områder som:

  • Start-menyen (og alle programmene i den)
  • Rask start
  • Favoritter-mappen i øverste venstre hjørne av Explorer (på Windows Vista og 7)
  • Internet Explorer-bokmerker

Alt innholdet er bare snarveier. Det eneste formålet med deres eksistens er å gi brukeren praktisk tilgang til ofte brukte filer, kataloger og internettressurser.
Snarveier lar deg vise den "gylne regelen" for organisering av filer og kataloger:

Kom alltid forbi med en kopi av filen. Lag aldri to kopier av den samme filen - bruk en snarvei i stedet.
Regelen skal selvfølgelig ikke brukes på kopier som er opprettet manuelt eller ved bruk av sikkerhetskopieringsprogrammer for å sikre datasikkerhet.
Det er noen mindre betydningsfulle regler: "ikke kopier filer til arbeidsområdet - lag snarveier for dem", og "når du føler at overgangen til filen tar for mye tid, kan du lage en snarvei på et passende sted".
Så hvordan lager du disse utrolig nyttige snarveiene? Det er to hovedmåter:




  • Kopier originalfilen eller katalogen (klikk på den og trykk på Ctrl + C, eller velg “Kopier” fra hurtigmenyen).

Høyreklikk nå på et tomt sted i målmappen (der du vil opprette en snarvei) og velg "Sett inn snarvei".

  • Hold høyre museknapp nede og dra filen fra kildeposisjonen til destinasjonskatalogen. Når du slipper knappen, vil du se en meny. I den må du velge "Lag snarveier."
  • Merk at når Windows oppretter en snarvei, gir den ofte et navn som “Snarvei for Winword.exe”. Hvis du ikke liker ekstraordene som er satt inn av operativsystemet, kan du ganske enkelt gi nytt navn til snarveien, eller til og med hindre Windows i å gjøre slike ekle ting.)
    Og selvfølgelig kan du på lignende måte lage snarveier for kataloger, ikke bare filer.
    Tips 10. Separate applikasjonsfiler og datafiler
    Applikasjonsfiler er komponentene i installerte programmer (Microsoft Word, Adobe Photoshop, Winamp, etc.). Datafiler inkluderer det du opprettet ved hjelp av installerte programmer: tekstdokumenter, bilder, spillelister.
    Ulike programvare blir kontinuerlig installert, fjernet og oppdatert. Jeg håper du oppbevarer de originale platene eller distribusjonene som er lastet ned fra Internett på et trygt sted, og at du når som helst kan installere de nødvendige programmene på nytt. I dette tilfellet har komponentene deres sekundær betydning (betyr ikke at du umiddelbart må skynde deg å fjerne dem,)). Mens dine dyrebare filer per definisjon er veldig viktige. Og å skille de nødvendige filene fra det unødvendige er et veldig godt prinsipp.
    Når programmet ber deg om å lagre filen, tenker du derfor et øyeblikk og sjekker om den kommer til å legge den direkte i mappen. Selvfølgelig bør du avslå et slikt tilbud og velge din egen katalog som er spesielt designet for denne filen. I hovedsak er det best å endre standardkatalogen for lagring av filer til noe mer egnet i programinnstillingene (hvis et slikt alternativ er til stede og du kan finne det).
    Tips 11. Sorter filer etter formål, ikke etter type
    Hvis du har en katalog, la oss si Work Clients Petrov, og inni den er to mapper - "Word Documents" og "Excel Tables" (med andre ord, skiller du .doc-filer fra .xls), er det stor sjanse at organisasjonsordningen din ikke er optimal. Det er ofte meningsløst å sortere filer etter utvidelse. I stedet kan det være bedre å lage underkataloger som gjenspeiler formålet med filene. I vårt eksempel kan de for eksempel være mappene til korrespondanse og økonomiske dokumenter. Selvfølgelig er det ingenting spesielt forferdelig i akkumulering av filer av samme type i en bestemt katalog, hvis en slik situasjon er en tilfeldighet, og ikke et system som blir implementert med vilje.
    Tips # 12. Oppretthold den samme mappestrukturen på alle datamaskiner
    Enkelt sagt, uansett hvilken organisasjonsplan du velger, kan du prøve å bruke den på alle datamaskiner, personlig og arbeid. Fordelene med denne tilnærmingen er som følger:

    • Hodet blir tett mindre.) Uansett hvilken datamaskin du bruker, vet du alltid hvor du skal se etter filene dine.
    • Prosessen med å kopiere og synkronisere filer mellom flere maskiner er forenklet.
    • Snarveier flytter etiketter fra en datamaskin til en annen smertefritt (sammen med de originale filene, selvfølgelig). Det er ikke nødvendig å "snu opp ned" harddisken på jakt etter objektet som snarveien peker på.
    • Ytelsen til koblede filer (Excel-tabeller, spillelister) er bevart

    Tipset gjelder også stasjonsbokstaver. Hvis du lagrer filer i C: på en datamaskin, plasserer du dem der på alle de andre. Ellers vil snarveier, spillelister og andre relaterte filer slutte å fungere.
    Tips nr. 13. Opprett en innboks
    Lag en katalog for å lagre filene du jobber med, eller som du ikke har klart å sortere ennå. Du kan gi den navnet "Innboks" (ligner på en mappe i en e-postinnboks), "Arbeid", "ToDo", eller komme med ditt eget navn. Navnet er ikke viktig - det viktigste er at det er det!
    Når du er ferdig med å jobbe med filen, flytter du den fra innboksen til det angitte stedet i katalogstrukturen.
    Du kan bli fristet til å bruke "Desktop" som innboksen. Om slik oppførsel er riktig eller ikke, men de fleste gjør nettopp det. Det er viktig å huske: hvis du bestemmer deg for å bruke "Desktop" som "Innboks", ikke legg noen fremmede filer der. Ovennevnte gjelder imidlertid for enhver annen katalog, ikke bare "Desktop".
    Et spørsmål til gjenstår: hvor skal du plassere innboksen, som per definisjon ikke skal være en del av organisasjonsstrukturen din? Aller først skal hun alltid være for hånden. Du vil kontakte henne, kanskje oftest, så bekvemmelighet er nøkkelen til å velge et sted. Et flott alternativ ville være å plassere innboksen på skrivebordet ditt, spesielt hvis det ikke er andre kataloger der. Da vil det å finne arbeidsmappen din i Windows Utforsker være enklere enn noen gang:


    Det er også verdt å lage snarveier for henne på andre praktiske steder (i "Favoritter", hurtigstartlinje).
    Tips # 14. Forsikre deg om at du har en innboks
    Etter å ha opprettet innbokser, ikke bruk noen annen katalog til å lagre umonterte og arbeidsfiler. Når du oppretter eller mottar en ny fil, plasserer du den umiddelbart i innboksen, da vil datamaskinen alltid glede deg over renslighet og orden. Det er det siste å sortere gjennom alle mulige mapper på jakt etter nåværende prosjekter, så samle dem alle i en katalog.
    Noen tips for å la deg ha en enkelt innboks og ikke for problemer:

    • Sett den til en katalog for å lagre standardfiler i alle programmer
    • Angi den som standard nedlastningskatalog for alle nettlesere
    • Hvis “Innboks” og “Skrivebord” ikke er det samme, kan du prøve å ikke kaste sistnevnte med midlertidige filer for å bevare det opprinnelige utseendet:


    Tips 15. Hold innboksen ren
    Dette er en av de viktigste tingene for å alltid være organisert. Hvis du tillater et overløp av innboksen-mappen (det vil si at det vil være mer enn 30 kataloger eller filer), vil du ganske snart føle deg overbelastet og ikke villig til å rake opp de resulterende blokkeringene. Etter et visst øyeblikk, begynner du bare å ignorere innboksen. Kanskje vil du fortsette å legge filer der, men å forstå dem vil være utrolig vanskelig, og du vil igjen være i begynnelsen av banen med en haug med spredte dokumenter.
    Hvordan forhindre dette?

    • Gå gjennom innboksen regelmessig (minst 3-5 ganger om dagen).
    • Se etter filer du er ferdig med å jobbe med, og plasser umiddelbart plassen som er beregnet for dem.
    • Gjør det minste antallet filer i innboksen din til en kilde til stolthet.) Vurder renheten til denne mappen som en av de viktigste prioriteringene dine (relatert til datamaskiner).
    • Hvis du legger merke til en foreldet fil i innboksen din (for eksempel har den vært der i mer enn 6 uker), må du innrømme at det faktisk ikke er sannsynlig at du kommer til den i nærmeste fremtid, og flytt den dit den skal være.

    Tips 16. Ikke forsink sorteringen i en lang boks, bruk snarveier til aktive prosjekter
    Så snart du oppretter, mottar eller laster ned en ny fil, skriv den umiddelbart til den aktuelle katalogen uten å forsinke et sekund. Når du trenger å jobbe med ham (muligens med en gang), må du lage en snarvei i innboksen eller på skrivebordet. Dermed vil alle filer alltid være på plass, mens du har rask og praktisk tilgang til nåværende, aktive prosjekter. Når du er ferdig med å jobbe med filen, vil det være nok bare å fjerne snarveien.
    Ideelt sett bør det ikke være kataloger og filer i det hele tatt i innboksen og på skrivebordet, bare snarveier.

    Tips nr. 17. Bruk symboliske (symboliske) lenker og veikryss for å opprettholde en enhetlig mappestruktur

    Dette tipset vil hjelpe deg å komme deg rundt en av de potensielle problemene du kan støte på når du oppretter et organisasjonskart - problemet med flere partisjoner (C:, D:, etc.) på forskjellige datamaskiner. Det kan være lurt å lagre filene på D: -stasjonen, siden det er mest ledig plass, og ordne den bestilte mappestrukturen på C:, eller omvendt.
    Organisasjonsskjemaet ditt kan gi tilgang til filer bare med C: (for eksempel hvis rotkatalogen er noe som C: Files). Samtidig, og hundrevis av gratis gigabyte på D: ville det være fint å ta noe? Heldigvis er det mulig å lagre filer på D: og få tilgang til dem gjennom C:, og ikke bruke snarveier (selv om prinsippet er ganske likt).
    Ved hjelp av mklink-kommandoen kan du ta en mappe som er plassert på en stasjon og opprette et alias for den, kalt en symbolsk kobling eller et tilkoblingspunkt, på en annen (mklink kan faktisk gjøre mye mer, men dette er et tema for en egen artikkel). Tenk på symbolske lenker som virtuelle kataloger - de fungerer som vanlige mapper, bortsett fra at de fysisk er lokalisert et annet sted.
    For eksempel bestemte du deg for å plassere den organiserte mappestrukturen på D:, men du må også opprette en kobling til den fra C: -stasjonen fra C: Files-katalogen. I dette tilfellet kan du opprette C: filer som en symbolsk lenke til D: med følgende kommando:

    Eller kanskje du vil lagre på D: bare en filmsamling. Overfør deretter alle filmene til roten til D: og opprett en lenke til den med skjemaet C: Files Media Cinema med kommandoen:

    Disse kommandoene må kjøres fra en Windows Vista / 7-konsoll som kjører med administratorrettigheter. For å kalle det, klikk "Start", i feltet "Finn programmer og filer" skriv "cmd" og velg "Kjør som administrator" i hurtigmenyen. Windows XP / 2000-brukere må laste ned mklink-verktøyet fra Internett, siden det ikke er en del av disse operativsystemene.
    Tips 18. Bytt ut standard mappeikoner med dine egne
    Strengt tatt har dette en ganske indirekte relasjon til organisering av informasjon. Bruk av unike ikoner lar deg imidlertid raskt identifisere kataloger visuelt, og spare tid når du søker etter filer.


    Tips # 19. Rydd Start-menyen
    På de fleste Windows-datamaskiner er konsentrasjonen av rotet på Start-menyen utrolig høy. Hver installert applikasjon har en spesiell tilnærming til å plassere ikoner i den: noen legger bare til ett ikon, andre lager mapper med sitt eget navn, og andre navngir kataloger til ære for sin utvikler. Dette skaper ekte kaos, som gjør søket etter det rette programmet til en aktivitet som ikke er for svak av hjertet.
    Selv til tross for så nyttige funksjoner i operativsystemet som hurtigstart eller superbar, som hjelper oss litt å takle forvirring, er det absolutt verdt det å grave i tarmen i Start-menyen og sette den i orden.
    Først må du bestemme etter hvilket prinsipp du vil organisere applikasjoner i "Start". En struktur basert på formålet med programmene antyder seg selv. Her er hennes eksempel:


    Her betyr "verktøy" tider

    Pin
    Send
    Share
    Send
    Send